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加強檔案數字化外包管理要求
來(lái)源:大數據可視化系統 發(fā)布時(shí)間:2019/6/10 10:03:53

實(shí)施檔案數字化外包是一個(gè)科學(xué)管理的過(guò)程。加強檔案數字化外包過(guò)程管理,應抓好檔案部門(mén)的安全管理和外包公司規范管理兩個(gè)關(guān)鍵環(huán)節。
(一)檔案部門(mén)的安全管理
1.成立由主要領(lǐng)導或分管領(lǐng)導同志參加的檔案數字化外包管理組織,明確檔案數字化管理的部門(mén)、人員及其職責。
2.根據檔案數字化總體規劃,確定數字化外包檔案的范圍,提出檔案數字化外包安全管理要求和技術(shù)指標。
3.提出檔案數字化外包招標文件中有關(guān)安全管理的要求,協(xié)助制定招標文件,審定合同。
4.對數字化服務(wù)機構的相關(guān)資質(zhì)、業(yè)績(jì)、人員、設備和加工軟件等進(jìn)行考察,并了解是否存在違約行為、安全事故等不良記錄。在同等條件下,應優(yōu)先選用具有與數字化加工相關(guān)涉密資質(zhì)的數字化服務(wù)機構。
建立檔案數字化安全保密制度,與數字化服務(wù)機構簽訂安全保密協(xié)議,并對檔案數字化加工人員進(jìn)行安全保密教育。
5.制定檔案實(shí)體交接、數字化加工過(guò)程管理、數字化成果驗收與交接、存儲介質(zhì)管理、檔案實(shí)體保護等操作規程或規章制度。

檔案數字化外包


6.建立檔案數字化外包項目管理檔案,記錄檔案部門(mén)和數字化服務(wù)機構實(shí)施檔案數字化外包項目的全過(guò)程。
7.建立監管機制,對數字化服務(wù)機構的保密、安全措施落實(shí)情況進(jìn)行監督、檢查,防止檔案實(shí)體受損、丟失,杜絕數字化服務(wù)機構擅自復制、留存、使用檔案信息的行為。
(二)加強對外包公司的規范管理。所謂對外包公司業(yè)務(wù)行為的規范管理,是指檔案館通過(guò)一系列措施和辦法,促使外包公司人員以積極、主動(dòng)的態(tài)度支持與配合檔案數字化過(guò)程中的具體活動(dòng)。
 加強外包工作的控制和監督。開(kāi)展數字化外包合作之前,應明確外包公司工作職責和任務(wù),用合同和制度進(jìn)行約束。簽訂保密協(xié)議,加強檔案安全教育。福建檔案館要求外包公司遵循的規章制度和規范準則,應在檔案數字化加工場(chǎng)所張貼上墻,或設置公告牌、LED顯示屏滾動(dòng)顯示,要求外包人員認識到并時(shí)刻遵守。對于違犯的人員,檔案館應責令外包公司及時(shí)整改教育。

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