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福建檔案寄存管理外包服務(wù)的內容是什么
來(lái)源:大數據可視化系統 發(fā)布時(shí)間:2019/3/5 15:34:33

檔案寄存管理外包,這在一般行業(yè)人士還稍顯陌生的詞匯,卻在國外早已是成熟產(chǎn)業(yè),在北美、歐洲,檔案外包經(jīng)過(guò)幾十年的發(fā)展,已經(jīng)形成百億美金的市場(chǎng),金融行業(yè)及大型企業(yè)均是檔案寄存外包的主要客戶(hù),據外包協(xié)會(huì )統計數據顯示,世界500強企業(yè)中已經(jīng)有85%以上采取了檔案寄存管理外包服務(wù)。


然而目前在國內,接受檔案外包的大中型企業(yè)尚不到2%的比例,正是發(fā)現其中的市場(chǎng)需求與國外的巨大落差,讓部分檔案行業(yè)相關(guān)的公司獵足于此。


“在我們跟客戶(hù)溝通檔案掃描外包的過(guò)程中,發(fā)現他們正在為檔案的存放問(wèn)題發(fā)愁,從去年到今年,他們新開(kāi)了十多個(gè)分支機構,且業(yè)績(jì)的爆發(fā)性增長(cháng),造成現有的庫房遠遠跟不上檔案的增長(cháng)速度,再租庫房,從地方選址到人員配備,都是一系列的事情,還不如干脆外包出去”,從檔案掃描外包行業(yè)轉型到檔案儲存外包的檔案公司市場(chǎng)部表示,他們單業(yè)務(wù)正是從保險公司的迫切需求開(kāi)始的。

檔案寄存管理
業(yè)務(wù)檔案的增長(cháng)造成檔案存儲空間的緊缺性,其實(shí)這些業(yè)務(wù)檔案與我們每個(gè)人都息息相關(guān),去銀行辦理業(yè)務(wù)每一張簽字的單據保存15年,房屋按揭貸款協(xié)議放在銀行里長(cháng)期保管,去保險公司簽定的壽險合同保管,在房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)商那簽定的購房協(xié)議合同保管,去醫院看病住院的病案需保管30年……這些“無(wú)比重要”的檔案短時(shí)間內不能銷(xiāo)毀,且得宜于近幾年中國人口紅利的釋放,相應檔案增長(cháng)速度也遠存放空間的承受能力,而自建庫房必然要承擔巨大的硬件投資與管理成本,采取低成本的外包方式無(wú)疑成為優(yōu)選。


檔案寄存指的是單位或個(gè)人與第三方檔案保管機構簽署合約,將檔案委托第三方機構進(jìn)行保管的一種檔寄存案管理方式。


(1)檔案庫建設標準

締照公司檔案庫采用鋼質(zhì)導軌式密集架,檔案庫的建設嚴格按照檔案局安全保護的管理技術(shù)要求實(shí)施,嚴格做好檔案庫房檔案安全保護的“九防”要求。


(2)檔案管理流程
① 檔案交接
檔案交接是甲乙雙方固定的工作人員對甲方檔案的單位名稱(chēng)、檔案名稱(chēng)、檔案數量、檔案發(fā)生的年限、檔案保存期限進(jìn)行確認后,雙方共同在《檔案交接清單》上簽字確認,并加蓋相應印鑒。乙方加蓋檔案入庫章,甲方加蓋公司工章或其他甲方認可的印章,以示交接完畢。


② 檔案裝箱
乙方按照甲方檔案的單位名稱(chēng)、檔案名稱(chēng)進(jìn)行整理裝箱,并明確檔案數量、發(fā)生的年限、保存期限。


③ 檔案箱封簽
乙方免費為甲方提供條形碼封條,甲方封裝前須將檔案箱內容與條形碼封條配對并加蓋甲方相應印鑒。


④ 檔案運輸

乙方為甲方提供免費檔案運輸服務(wù),運輸時(shí)甲方有義務(wù)協(xié)助乙方工作人員搬運檔案箱及核對檔案數目。


⑤ 檔案錄入
甲方檔案進(jìn)入乙方檔案庫前,乙方工作人員按照檔案箱條形碼封條的檔案信息錄入乙方自主開(kāi)發(fā)的檔案管理查詢(xún)系統。


⑥ 檔案上架  檔案上架是根據檔案查詢(xún)系統生出的具體位置,不得隨意存放。


⑦ 檔案提取與調閱
甲方專(zhuān)人負責檔案提取和調閱,并提供工作證件、甲方介紹信及調閱人員身份證復印件,以供乙方留底備案。乙方并與甲方檔案專(zhuān)管部門(mén)進(jìn)行電話(huà)確認,確認無(wú)誤后方可查閱。


⑧ 檔案銷(xiāo)毀
乙方根據甲方檔案保存的期限,向甲方提出銷(xiāo)毀,銷(xiāo)毀需甲方提供的相關(guān)手續,銷(xiāo)毀過(guò)程甲方全程監督,并錄影像資料供乙方保存。


⑨ 檔案庫實(shí)時(shí)監控
視頻監控系統可實(shí)時(shí)監控并錄像(錄像資料保存三個(gè)月)。甲方計算機終端可實(shí)時(shí)監控存放自己檔案的區域。

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